چند سال پیش، بازاریابی به نام اسکات برینکر اصطلاح قانون مارتک را برای توضیح ناهماهنگی بین نرخ رشد فناوری و سرعت پایین تغییر سازمانها ابداع کرد و این نتیجه را گرفت که شکاف بزرگی بین تغییرات شرکت ها با توجه به گسترش فناوری وجود دارد. گاهی اوقات اتفاقاتی رخ می دهد که سازمان ها را مجبور به یک تغییر ناگهانی و هماهنگ شدن با فناوری می کند. میزان استفاده از فناوری تلفن گویا و دفتر کار مجازی نیز با شیوع کرونا و روی آوردن شرکت ها به دورکاری به صورت یکباره افزایش چشم گیری داشت.
طبق نظرسنجی PWC در ژوئن سال 2020، 39٪ از کارمندان اداری ایالات متحده قبل از همه گیری به هیچ عنوان از خانه کار نمی کردند.
وقتی مشخص شد که نمی توان ویروس را مهار کرد و نیاز به فاصله اجتماعی برای محافظت از سلامتی و ایمنی کارکنان ضروری است، شرکت ها یک آزمایش بزرگ و بی سابقه کار از راه دور را آغاز کردند. طبق یک نظرسنجی اخیر 71% از نیروی کار جهانی در برخی اوقات در طی همه گیری ویروس کرونا از خانه کار می کردند. صنعت مرکز تماس و دفتر کار مجازی شاهد روندی مشابه بوده است: طبق تحقیقات نمرتس، کارمندان آمریکایی که تمام وقت از خانه کار می کنند از 49٪ به 74٪ رسیده است.
چرا دفتر کار مجازی می تواند در بهره وری بیشتر مفید باشد؟
مدت زیادی است که درباره کار از راه دور، شک و تردید وجود دارد که ناشی از نگرانی های مربوط به پایین بودن بهره وری، عدم نظارت و چالش های عملیاتی است. با این حال، اخیراً روی آوردن اکثر سازمان ها به کار از راه دور شواهد محکمی بر خلاف آن ارائه داده است.
یک نظرسنجی اخیر توسط Korn Ferry نشان داد که 64٪ از کارگران احساس می کنند در خانه تولید بیشتری دارند. اگر میخواهید درباره روند کاهش هزینه های شرکت با استفاده از دفترکار مجازی بیشتر بدانید، پیشنهاد می کنم مقاله چگونه می توان با دفتر کار مجازی هزینه های شرکت را کاهش داد را مطالعه کنید.
به طور فزاینده ای روشن می شود که نه تنها کار از راه دور یک گزینه دائمی مناسب است، بلکه مزایای قابل توجهی برای شرکت ها دارد. این مزایا شامل کاهش هزینه های املاک و مستغلات، استفاده از نیروی کار در شهرهای دیگر، امکان افزایش ساعات خدمات بدون افزایش تعداد کل سرمایه می باشد.
بسیاری از مدیران شرکت هایی که خدمات را به صورت تلفنی به مشتریان خود ارائه می دهند، مزایای سیستم دورکاری را درک کردند و طبق نظرسنجی گارتنر از آوریل 2020 نشان داد که 80٪ از مدیران خدمات و پشتیبانی مشتری قصد دارند برنامه های طولانی مدت برای دورکاری داشته باشند که لازمه دورکاری این است که زیرساخت نحوه پشتیبانی دادن به مشتریان را فراهم کنند. یکی از راههای فراهم کردن زیرساخت برای مرکز تماس استفاده از تلفن گویا مجازی می باشد.
استفاده از دفتر کار مجازی در زمان دورکاری
موضوع قابل توجهی که وجود دارد این است که بسیاری از شرکت با استفاده دفترکار مجازی به راحتی بحران دورکاری را پشت سر گذاشتند. دفترکار مجازی پارس ویپ به شرکت ها کمک کرد که تماس های مشتریان خود را مدیریت کنند و با توجه به قابلیت هایی مانند ضبط مکالمات، فکس اینترنتی و … مشکلی در نحوه ارائه خدمات به مشتری پیش نیاید.
امکاناتی که دفترکار مجازی در اختیار شرکت ها قرار می دهد
- فکس اینترنتی
- ضبط مکالمات
- تعریف نامحدود داخلی
- دایورت تماس ها روی شماره موبایل
- عدم نیاز به اینترنت برای برقراری تماس
با دفترکار مجازی سیستم مرکز تماس خود را بهینه کنید
در روزهای ابتدایی همه گیری ویروس کرونا، شرکت ها مجبور شدند به دورکاری روی آورند. اولویت اصلی شرکت ها جلوگیری از قطع ارتباط با مشتری و ارائه خدمات مانند گذشته اما از راه دور بود که با استفاده از قابلیت هایی مانند دفترکار مجازی و تلفن ثابت ابری این امر میسر شد.
اکنون که شرکت ها نیازهای فوری خود را برطرف کرده اند، زمان آن فرا رسیده است که یک برنامه بلند مدت استراتژیک برای بهره مندی از مزایای یک دفترکار مجازی از راه دور ایجاد کنیم بنابراین، اولین قدم چیست؟ پیگیری مشکلاتی که کارمندان در استفاده از دفترکار مجازی داشته اند می تواند به ما در ادامه کمک کند.
در مقالات بعدی به بررسی مشکلات دور کاری و راه حل های آن خواهیم پرداخت.
